İnzibatçılıq şöbəsində Ekspert

İşiniz nədən ibarətdir?

• Əməkdaşların daxili və xarici biznes səfərlərini koordinasiya etmək, bütün səfərlərin şirkət siyasətinə və vaxt çərçivələrinə uyğun şəkildə təşkil olunmasını təmin etmək;
• Aviabilet, qatar bileti və otel rezervasiyalarını idarə etmək, xərclərin səmərəli və vaxtında planlaşdırılmış şəkildə həyata keçirilməsinə nəzarət etmək;
• Səfər cədvəllərini və səfərlə bağlı xərcləri daima yeniləmək və izləmək;
• Zərurət olduqda xarici səyahət agentlikləri ilə əməkdaşlıq etmək;
• Biznes məqsədilə xaricə səfər edən əməkdaşların viza müraciət prosesinə dəstək göstərmək;
• Lazımi sənədləri hazırlamaq və toplamaq, aidiyyəti şöbələrlə əlaqələndirmə aparmaq və səfirliklərlə görüşləri planlaşdırmaq;
• Viza prosesi üzrə şirkət və səfirliklər/viza mərkəzləri arasında əlaqələndirici şəxs kimi çıxış etmək;
• Vizaların statusunu izləmək və müddəti yaxınlaşan yenilənmələri əhatə edən məlumat bazasını aparmaq;
• Korporativ mobil tarif planlarının istifadəsinə və əməkdaşlar üçün müəyyən olunmuş limitlərə nəzarət etmək;
• Xidmət təminatçıları ilə tənzimləmələri koordinasiya etmək və xərclərə nəzarət məqsədilə daimi monitorinq və təhlil aparmaq;
• Mobil istifadəyə dair qeydiyyatları aparmaq və struktur üzrə hesabatlar təqdim etmək;
• İnzibati tapşırıq və sorğularla bağlı Jira sistemi üzrə biletlərin idarə edilməsinə nəzarət etmək;
• Bütün biletlərin düzgün şəkildə təyin olunmasını, izlənilməsini və xidmət standartlarına uyğun olaraq tamamlanmasını təmin etmək;
• Qərarların məlumatlara əsasən verilməsi və iş yükünün optimallaşdırılması üçün hesabatlar hazırlamaq;
• Cari inzibati prosesləri təhlil etmək, boşluqları və qeyri-səmərəli sahələri müəyyən etmək;
• Təkmilləşdirilmiş proseslər hazırlamaq və tətbiq etmək, bununla bağlı sənədləri və təlimləri təmin etmək;
• Xidmətin standart və dayanıqlı şəkildə göstərilməsi üçün şablonlar, təlimatlar və prosedur sənədləri (SOP) hazırlamaq;
• Şöbə rəhbərinə gündəlik əməliyyatların idarə olunmasında və komanda tapşırıqlarının bölüşdürülməsində dəstək vermək;
• Kiçik təcrübəyə malik komanda üzvlərinə mentorluq və istiqamət vermək, yeni əməkdaşların adaptasiyasına dəstək olmaq;
• Planlaşdırma görüşlərində iştirak etmək və qərarlaşdırılmış fəaliyyətlərin vaxtında icrasına nəzarət etmək;
• Komanda üzvləri ilə daxili və xarici tərəfdaşlar arasında əlaqələndirici rolunu oynamaq və operativ işlərin səmərəli icrasını təmin etmək.

Sizdən nə tələb olunur?

• Təhsil: Biznesin İdarəedilməsi, Menecment və ya müvafiq sahə üzrə bakalavr dərəcəsi.
• Tələb olunan iş təcrübəsi: İnzibati və ya əməliyyat sahəsində minimum 3–5 il iş təcrübəsi.
• Lisenziya/ Sertifikat: Tələb olunmur
• Xarici dillər: İngilis (yaxşı)
• Kompüter bilikləri: Microsoft Office
• Digər: Biznes səfərlərinin koordinasiyası və təchizatçılarla əməkdaşlıq sahəsində sübut olunmuş təcrübə. Səfirlik və viza prosedurları, həmçinin səfər sənədləri ilə bağlı proseslər barədə məlumatlılıq